Teljesítménynövelés szerek nélkül – nem csak weboldal tulajdonosoknak

Amikor megkérdezel valakit, hogy mikor és hová megy, hogy nyugodtan tudjon egy feladatra koncentrálni, akkor alapvetően háromféle választ kaphatsz: az első verzió egy tipikus hely, helyiség vagy szoba.

A második egy mozgó objektum, és a harmadik egy bizonyos napszak – mondja Jason Fried szotfverfejlesztő. Például a konyhaasztal mellett vagy a teraszon. Esetleg van egy dolgozószoba a házban vagy egy könyvtár. Néha vonatot, repülőgépet, autót választanak – egyszóval, közlekedési eszközt.

És van, aki azt mondja: „Igazából mindegy hol vagyok, amíg kora reggel, vagy késő este, esetleg hétvége van. Akkor tudok nyugodtan dolgozni, amikor senki sem zavar”. Szinte SOHA nem említik az irodát. Mert a munkahely tele van apró veszélyekkel, melyek az idődre leselkednek, és megnehezítik azt, hogy egyről a kettőre juthass.

A hatékony időbeosztás nem csak álom

Egy átlagos dolgozó a heti 40 munkaórából 20 órát online tartózkodik.

Ebből 5 órát tölt neten való szörfözéssel vagy egyéb, nem munkához köthető oldal látogatásával. Ennek az időnek körülbelül 20%-a közösségi oldalakon történő böngészés – derül ki a NICE felméréséből (melynek célja a különféle szervezetek, azok partnereivel és ügyfeleivel való kommunikációt segíteni, javítani).

Nem beszélve a meetingekről: 15 perc itt, 20 perc valahol máshol, a kollégád felkeres egy kérdéssel, és hopp, már el is jött az ebédidő. Délután közbejön egy másik tűzoltásra váró eset, csak aztán marad egy kis időd ténylegesen a dolgoddal foglalkozni. Majd a nap végén belegondolsz, hogy mi mindent csináltál, és rájössz, hogy sehová sem jutottál. Mindannyian átéltük már ezt.

Megnyugtatunk, számos apró trükk, módszer létezik, amivel növelheted a produktivitásodat, hogy ne kelljen túlórázni, így több időd marad minden hasznos tevékenységre.

Te is igyekszel többet kihozni a munkádból? Akkor megosztunk veled  olyan lifehackeket, melyeket mi is előszeretettel alkalmazunk, hogy megkönnyítsük az életünket. Ha ezek közül akár 2-3-at is megfogadsz, produktívabb lehetsz a hétköznapokban.

Mi is az a lifehack?

LifeHacking: “Az élet produktivitására való törekvés, life hack-ek sorozatos használata.” (Wikipédia)

Maga a „lifehack” kifejezés olyan hatékonyságot fokozó apró trükköket takar, amellyel eredetileg az IT-szakmában tevékenykedő programozók igyekeztek valamelyest tompítani az őket érő információ-zuhatagon és áttekinthetőbbé tenni azokat az adatokat, melyekkel dolgozniuk kellett.

Danny O’Brian vizsgálta először 2004-ben, hogy pontosan miként teszik hatékonyabbá a saját munkájukat. Arra jutott, hogy rengeteg automatizált scriptet, segédprogramot hoznak létre, amivel megkönnyítik az életüket.

Ezek az apró „hackek” mind személyre szabottak voltak, egy adott szituáció szülte, a készítők pedig nem is osztották meg másokkal. Mára azonban szubkultúrává nőtték ki magukat a lifehackerek, akik a mindennapi teendőket igyekeznek megkönnyíteni apró trükkökkel.

Ehhez nem feltétlenül szükséges technológiai ismeret, egyszerűen józan paraszti ésszel kell szemlélned a környezeted, hogy alkalmat találj egy-egy apróságnak tűnő lifehack trükk bevezetésére, amit folyamatosan használva rengeteg időt spórolhatsz meg, vagy épp elérheted, hogy a határidők ne lebegjenek többé a fejed fölött, mint egy lesújtásra váró pallos.

Gyakorlatilag minden lifehack, amely megoldást kínál valamire vagy leegyszerűsíti azt. Így lifehack címszó alatt megtanulhatsz jobban organizálni, hatékonyabb beszédeket tartani, takarékosan bevásárolni, gyorsabban olvasni, fejleszteni számos meglévő képességedet.

6 lifehack, hogy jobban teljesíts

Bevált tippek, melyeket mi is előszeretettel alkalmazunk a Web-Servernél.

Az első: A tennivaló lista

Áh, a jó öreg listák. Magamból kiindulva hiszek abban, hogy ha nem írok le egy teendőt, akkor nagy valószínűséggel soha nem lesz elvégezve. Mindemellett hiába írom le előre, hogy mit fogok csinálni, napközben már csak ritkán pillantok rá, akkor is mindig rácsodálkozok, hogy „Jé, már ez, ez, és ez is megvan”. Jobb esetben mindig van mit kihúzni a feladatok közül, rossz esetben újra kezdődik az őskáosz.

Hozzávalók egy jó listához:

Felejtsd el a cetliket és gondolkodj nagyban! A listád mindig legyen jól látható helyen, és szekciókra bontva. Ha prioritást vezetsz bele, mindig látni fogod, mi a fontos, sürgős teendő és mi az, ami ráér.

Mondjuk, oszd 3 részre a listád. A fontos és a sürgős dolgok mindig az első harmadba kerüljenek, ezekkel kell mielőbb végezni. A fontos és nem sürgős dolgok kerüljenek a következő harmadba. Az összes többi pedig mehet az utolsó szekcióba.

Logikus. Gondold végig. A maradék általában valamilyen rád bízott, pl. munkatársadtól érkező feladatot jelent, ami valósággal akadályoz a saját céljaid elérésében. Ezeket a dolgokat érdemes már a felmerülés pillanatában delegálni vagy megtanulni néha nemet mondani, hiszen ezek a feladatok hajlamosak leginkább feltorlódni.

Az is jó módszer, ha ezen dolgok megoldására kijelölsz naponta egy félórát, amikor viszont kizárólag ezekkel foglalkozol. Így nem halmozódnak fel és a fontos feladataid közben sem zavarnak meg velük.

+ Tipp:

Szuper to-do listás applikációk tölthetők le telefonra is, hogy bármikor kéznél legyen és fel tudj venni vagy épp ki tudj húzni belőle egy feladatot.

A második: Automatizálj

Repetitív e-mailek írása, kampányok kiküldése és ezekre válasz üzenetként reagálni a munkád része? Ugye te is spórolsz az időddel, és profi levelezőrendszert használsz?

Heti fél óra előkészülettel beütemezheted az egész heti hírleveled, Facebook posztjaidat, és egyéb üzeneteidet. Feliratkozó gyűjtéssel (mondjuk az Optimonk segítségével) és egy 10 perc alatt beállított követő kampánnyal pedig az új partnerekkel való kommunikáció is varázsütésre működni fog anélkül, hogy hozzányúlnál.

Ebben segítségedre lehet a Web-Server saját fejlesztésű hírlevél küldő rendszere is (automatikus követőkampányok, e-mail sablonok, címlista kezelés, címlista szegmentálás, stb.).

Nem kell többé kézzel felvenned a látogatókat a címlistába és egyesével írni a vevőknek. Hagyd, hogy automatizált rendszer dolgozzon helyetted. Az időd nagy százaléka szabadul fel, ezt garantálom!

A harmadik: Szortírozz

Neked mennyi időd megy el a megfelelő dokumentumok, iratok megtalálásával? Az okosok azt mondják, a munkaidő legalább 15%-a e-mailek, fájlok, szerződések, névjegyek keresésével telik el.

hatékonymunka

Ismerős a helyzet?

Ha ma 20 percet rászánsz arra, hogy megfelelően strukturáld számítógépeden a könyvtáraidat, minden dokumentumot a helyére pakolsz, a feleslegeseket pedig archiválod vagy kidobod, rengeteg időt spórolhatsz a jövőre nézve.

Hogyan csináljuk mi a Web-Servernél?

Az aktuális projekteknek például negyedévenként külön könyvtárat nyitunk. Így lényegében csak néhány mappában kell kotorászni munka közben. A nyomtatva érkező feladatokhoz pedig hármas fakkrendszert használunk. Külön tároljuk a megoldásra váró, folyamatban lévő és kész feladatokat, így mindig tudjuk, hová kell nyúlni, ha egy projektről van szó.

A negyedik: Alakíts ki a munkában fix időszakokat

Ha sok adminisztratív feladatod gyűlik fel napról napra, érdemes egy dedikált időpontot kijelölni minden héten az egytípusú ügyeknek. Például a kedd délelőtt az, amikor minden aktuális pénzügyi feladat (utalások, számlázás, stb.) megoldásra vár.

Vagy a szerda 10 óra, amikor végigtelefonálod a múlt heti vevőidet utánkövetés céljából. Ez az az időpont, amikor ezekkel foglalkoznod KELL, így a hét folyamán többet ezzel nem vesződsz, hanem periodikusan végezheted őket. Nem nyomja a válladat egy egész hétig a nyomasztó gondolatuk.

Az ötödik: Légy néha elérhetetlen

Postafiókodat, és közösségi média oldaladat ne hagyd nyitott tabon a böngészőben, folyamatos kísértésnek kitéve magad, hogy aztán percekig elkalandozzon a figyelmed, amikor gyakorlatilag semmi új nem történik.

Helyette naponta párszor nézz rá az üzeneteidre, amikor mindenkinek válaszolsz. Ha el kell mélyedned egy feladatban, némítsd le a telefonod és tedd karnyújtásnyi távolságon kívülre, hogy ne nyomogasd állandóan azt lesve, vajon kerestek-e.

+ Tipp:

Próbáld ki az Inboxpause-t, ha G-mailt is használsz. Ez a plugin szimplán szünetelteti a bejövő leveleidet, és a meghatározott időpontig egy külön mappába irányítja őket. Így egy agyalós projekt, megbeszélés vagy kávészünet közben nem fognak zavarni a folyton felugró üzenetek.

A hatodik: Használd a „Seinfeld X” technikát

naptárlifehackAmikor megkérdezték Jerry Seinfeld amerikai színészt, hogy mi a sikerének titka, Seinfeld felfedte a módszerét, amivel bebiztosítja, hogy minden nap rendszeresen gyakoroljon.

Miután elvégezte gyakorlatát, egy piros X-et rakott a naptárába. Ahogy teltek a napok, hetek, elégedetten pillantott rá a sok X-re, és nem akarta megtörni a láncukat. Ha van egy módszered, amely rávesz arra, hogy folytasd, amit elkezdtél és megtartja a lelkesedésed, azzal már félig nyert ügyed van.

Szeretnéd profi szinten űzni a hatékony időbeosztást?
Ennek legnagyobb mestere David Allen, tapasztalt coach, aki multinacionális cégeknek és magán személyeknek is segít a személyes hatékonyság növelésében. Hatékonyságnövelés stresszmentesen – GTD című könyvében alaposan bevezet és megtanít arra, hogyan gazdálkodj az időddel, és ami még fontosabb: hogyan tegyél rendet a fejedben kavargó gondolataid között is!

Neked van valamilyen bevált módszered az eredményesebb munkához? Oszd meg velünk, kíváncsian várjuk!

 

Oszd meg a gondolataidat